Obligatoire depuis 2001, la réalisation du Document unique d’évaluation des risques professionnels est, encore aujourd’hui, perçue comme une démarche complexe et contraignante dans certaines entreprises. Au-delà de la nécessité de satisfaire à une exigence réglementaire, l’élaboration du Document unique constitue pourtant une opportunité unique pour chaque entreprise d’identifier ses risques prioritaires et de définir une stratégie de prévention pertinente et pérenne.
Document Unique : quels sont les bénéfices attendus ?
Les bénéfices attendus sont réellement importants que ce soit :
- La réduction des accidents et presque accidents,
- La réduction des coûts,
- Une meilleure santé des collaborateurs,
- La maîtrise des risques financiers,
- Une réduction du risque du dirigeant,
- Une gestion des audits facilités
Revue des bonnes pratiques – recommandations méthodologiques
Nous vous proposons une revue des bonnes pratiques et recommandations méthodologiques pour que le Document unique soit réellement utile aux entreprises.
1/ Recueillir et exploiter les données déjà disponibles
Avant de procéder à l’évaluation des risques professionnels proprement dite, il est essentiel d’identifier et de recenser les données techniques déjà disponibles dans l’entreprise permettant d’identifier et de caractériser les différents types de risques en présence : niveaux d’exposition des salariés, moyens de protection mis en œuvre, descriptifs de postes, scénarios d’accidents…
Ces données d’entrée pourront, par exemple, se retrouver dans des rapports de mesures (ex.: niveaux sonores, concentrations d’agents chimiques dangereux au poste de travail…), des notices d’utilisation de machines et équipements de travail, l’historique des incidents ou accidents, des comptes-rendus d’inspection du CHSCT ou encore les fiches de données de sécurité (FDS) des produits chimiques.
Il est conseillé de rassembler et de consigner l’ensemble des données et valeurs pertinentes dans le cadre du Document unique, de manière à pouvoir les mobiliser facilement lors de la phase d’analyse des risques.
2/ Impliquer les collaborateurs au-delà du seul service HSE
La réalisation du Document unique doit être une démarche collaborative impliquant nécessairement le service HSE, mais aussi des représentants de tous les secteurs de l’entreprise. Cette manière de faire permet :
- d’une part, de bénéficier de plusieurs avis et regards croisés pour réaliser l’inventaire des dangers et l’évaluation des risques
- d’autre part, de favoriser l’implication des collaborateurs et leur appropriation de la démarche.
Le Document unique devient ainsi le reflet d’une véritable réflexion collective menée au sein de l’entreprise.
3/ Réaliser un découpage pertinent des unités de travail
L’évaluation des risques professionnels formalisée dans le Document unique doit être réalisée dans chaque « unité de travail » de l’entreprise.
Une unité de travail peut se définir comme un regroupement de salariés exposés à des risques similaires. Cette notion peut ainsi correspondre à un poste de travail ou recouvrer plusieurs situations de travail présentant les mêmes caractéristiques. De ce fait, le découpage en unités de travail peut ne pas être exclusivement géographique, certaines unités pouvant très bien couvrir des lieux différents (Ex.: Manutention). Pour évaluer les risques chimiques ou psychosociaux notamment, il est également d’usage de rassembler les salariés par « groupe homogène d’exposition » (GEH) constituant des unités de travail.
Dans tous les cas, l’entreprise doit prêter une attention particulière à la « granularité » de son découpage en unités de travail. Celle-ci peut, en effet, avoir une influence réelle sur les résultats de l’évaluation des risques et sur la quantité de travail à réaliser. Le regroupement de situations d’exposition comparables ne peut toutefois être envisagé qu’au terme d’un recensement exhaustif de l’ensemble des situations de travail et de leurs risques associés.
4/ Veiller à l’exhaustivité des risques pris en compte
L’entreprise ne doit pas oublier de prendre en compte dans son Document unique certains risques moins évidents comme :
- les risques liés aux ambiances thermiques (fortes chaleurs, froid)
- les risques à effets différés (ex. : exposition aux produits chimiques, travail de nuit ou en horaire décalé)
- les risques émergents (ex. : rayonnements optiques, champs électromagnétiques, nanoparticules…)
- les risques psychosociaux, tels que le stress et les situations de harcèlement.
De tels oublis sont encore fréquents dans les Documents uniques des entreprises.
Par ailleurs, l’évaluation doit être menée en tenant compte des risques pouvant survenir lors de toutes les étapes de fonctionnement d’une activité :
- phases de démarrage et d’arrêt
- phases de réglage ou de maintenance
- fonctionnement courant
- dysfonctionnements
- situations d’urgence
En synthèse, le support utilisé pour formaliser le Document unique devra permettre de distinguer et de repérer facilement les risques en mode de fonctionnement normal, dégradé ou accidentel. Enfin, selon la complexité des activités de l’entreprise, l’apport d’un regard expert extérieur peut s’avérer utile pour s’assurer de l’exhaustivité de l’inventaire des dangers et des risques.
5/ Définir une méthode de cotation objective, cohérente et transposable
Une fois les risques inventoriés et identifiés, l’exercice du Document unique consiste à les noter selon des critères propres à l’entreprise (gravité, fréquence d’exposition, occurrence, maîtrise….), afin de les hiérarchiser.
La cotation des risques ne doit pas dépendre de la sensibilité et de l’appréciation subjective de la personne en charge de l’évaluation d’un risque. Elle doit reposer sur des éléments factuels. A ce titre, les échelles et critères de cotation doivent être précis et documentés, de manière à être compréhensibles et applicables de manière homogène par plusieurs personnes. Cela permet aussi de garantir la cohérence et la reproductibilité des analyses réalisées dans les différentes unités de travail. Les échelles de cotation imprécise (« peu / beaucoup », « grave / peu grave », « souvent / parfois ») doivent donc être évitées.
Logiquement, les critères de cotation doivent aussi être adaptés selon le type de risque. Concrètement, un risque immédiat de chute ou de coupure ne peut pas être coté de la même façon qu’un risque différé lié à une exposition récurrente à des produits chimiques.
Enfin, il est souhaitable que la méthode de cotation conduise à une dispersion suffisante des notes. La raison : faire apparaitre la hiérarchie des risques clairement et permettre de déduire aisément des priorités d’actions.
Compte tenu des enjeux, les entreprises peuvent faire le choix d’être accompagnées dans la définition de leur méthode de cotation. Cette méthode peut ensuite être implémentée dans un logiciel. Et cela, afin de faciliter son application et prévenir les erreurs et incohérences de notation.
6/ Procéder à des mises à jour régulières du Document unique
Compte tenu du fait que les entreprises sont en évolution permanente, l’évaluation des risques professionnels s’inscrit dans une démarche dynamique et donc, évolutive. Ainsi, le Code du travail prévoit la mise à jour du Document unique dans les cas suivants :
- Au minimum une fois par an => Cette évaluation périodique doit notamment permettre de valider l’efficacité des actions de prévention menées via l’évolution des cotations d’une année sur l’autre
- Lors de toute transformation importante d’un poste de travail découlant de la modification des équipements, d’un changement de produit ou de l’organisation du travail
- Lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie => Cette information supplémentaire peut être d’ordre scientifique ou technique (Ex. : nouveau risque identifié, nouvelle classification de danger d’un produit chimique…), réglementaire ou tirée du retour d’expérience d’un accident.
Viser une valeur ajoutée maximale, tout le temps
Au-delà même du caractère obligatoire de la revue de l’évaluation des risques, il faut noter que la valeur ajoutée d’une bonne évaluation des risques ne peut être durable que si celle-ci est régulièrement maintenue à jour. Votre site industriel évolue régulièrement. Même si rien ne change, le regard que vous portez sur la sécurité change, ne serait-ce que pour des raisons d’amélioration continue. Or, sans solution adéquate, cette mise à jour régulière devient très “lourde” au fur et à mesure du temps, notamment pour les entreprises ne disposant pas de responsable HSE sur chaque site. Sans outil, votre entreprise se priverait de la valeur ajoutée qu’une vraie gestion de l’évaluation des risques peut apporter: bénéfices économiques directs, réduction des accidents, meilleure santé des collaborateurs, réduction du risque des dirigeants en cas d’accident, meilleur climat social, gestion des audits facilitée… créateur de valeur pour l’entreprise.