Réglementation HSE

Constat : une multiplication des téléprocédures HSE

Le développement de l’administration numérique, ou « e-administration », figure aujourd’hui parmi les objectifs prioritaires des pouvoirs publics. Les effets de cette politique s’observent notamment dans le domaine de la réglementation HSE, avec le développement accéléré sur ces dernières années des téléprocédures HSE proposées ou imposées aux entreprises. Tour d’horizon de ces téléservices qui font désormais partie du quotidien des fonctions HSE.

 

téléprocédures dans le domaine HSE

 

Téléprocédures HSE concernant les installations classées

Déclaration annuelle des émissions polluantes et déchets (GEREP)

Depuis 2012, les exploitants d’installations classées (ICPE) soumises à autorisation ou enregistrement ont l’obligation de télédéclarer sur le site GEREP leurs données annuelles de rejets aqueux et atmosphériques, de production de déchets et/ou de prélèvements d’eau. Jusqu’en 2012, cette déclaration annuelle pouvait encore être adressée par écrit à l’inspection des ICPE, l’utilisation de l’outil GEREP demeurant facultative.

 Aujourd’hui, la déclaration GEREP en ligne doit être effectuée avant le 31 mars suivant l’année civile concernée. Seuls les rejets et prélèvements supérieurs aux seuils fixés réglementairement doivent être déclarés (Ex.: Quantité de déchets dangereux > 2 t/an, Volume d’eau prélevée dans le milieu naturel > 7 000 m3/an, Émissions atmosphériques de COV > 30 t/an…)

 

Transmission des données d’autosurveillance (GIDAF)

L’outil GIDAF (Gestion Informatisée des Données d’Autosurveillance Fréquente) est proposé depuis 2009 aux exploitants d’ICPE tenus de mesurer au moins une fois par an leurs rejets dans les eaux de surface. L’objectif initial était de permettre aux exploitants concernés de télétransmettre leurs données d’autosurveillance des rejets, d’une part, à l’inspection des ICPE chargée de contrôler le respect des valeurs limites d’émissions, et d’autre part, à l’Agence de l’eau chargée du recouvrement de la redevance pour pollution de l’eau.

Depuis le 1er janvier 2015, l’utilisation de GIDAF est devenue obligatoire pour tout exploitant, dont l’arrêté préfectoral et/ou un arrêté ministériel lui impose de transmettre des résultats d’autosurveillance à l’inspection des ICPE ou au préfet, « sauf en cas d’impossibilité technique ». En pratique, l’application GIDAF permet, pour l’heure, de déclarer uniquement, en plus des rejets dans les eaux superficielles, les données de surveillance des eaux souterraines et les résultats d’analyse de légionelles des tours aéro-réfrigérantes.

 

Téléprocédures HSE des ICPE

Depuis début 2016, le site service public met à disposition un téléservice permettant de réaliser les démarches administratives suivantes pour les ICPE soumises au régime de déclaration : la télédéclaration des ICPE :

  • Dépôt d’un dossier de déclaration initiale avant la mise en service d’une installation
  • Déclaration de modification d’une installation entraînant un changement notable du dossier de déclaration initiale
  • Notification de cessation définitive d’activité d’une installation
  • Déclaration de changement d’exploitant d’une installation
  • Déclaration du bénéfice de l’antériorité

Pour les déclarations initiales, le système informatisé délivre automatiquement une preuve de dépôt du dossier, dès lors que celui-ci est complet. L’installation peut immédiatement être mise en service, sauf si le dossier nécessite l’avis de l’inspection des ICPE (Ex.: Dossier avec demande de modification des prescriptions applicables), cette réserve étant alors mentionnée sur la preuve de dépôt.

Jusqu’au 31 décembre 2020, les démarches précitées peuvent toujours être effectuées par écrit via le dépôt ou l’envoi des documents requis au service de la préfecture en charge de la gestion administrative des procédures ICPE. A cet effet, des formulaires Cerfa, également téléchargeables sur le site Service Public, doivent dorénavant être utilisés :

  • Cerfa 15271*02 – Déclaration initiale d’une ICPE relevant du régime de déclaration
  • Cerfa 15272*02 – Déclaration de la modification d’une ICPE relevant du régime de déclaration
  • Cerfa 15273*02 – Déclaration de changement d’exploitant d’une ICPE relevant du régime de déclaration
  • Cerfa 15274*02 – Déclaration du bénéfice des droits acquis d’une ICPE relevant du régime de déclaration
  • Cerfa 15275*02 – Notification de la cessation d’activité d’une ICPE relevant du régime de déclaration

A compter du 1er janvier 2021, les procédures au format papier ne seront plus possibles. L’ensemble des démarches devront obligatoirement être effectuées en ligne sur le site Service Public.

N.B : Ces dispositions concernent principalement les sites exploitant uniquement des ICPE soumises à déclaration.  Le recours au nouveau téléservice et aux formulaires Cerfa reste facultatif sur les sites exploitant des ICPE soumises à autorisation, dans la mesure où les ICPE déclarées peuvent difficilement faire l’objet de procédures dissociées en raison de leur connexité.

 

Recensement des substances et mélanges dangereux sur les sites Seveso

Les exploitants de sites Seveso ont l’obligation de recenser tous les 4 ans les substances, mélanges et déchets dangereux présents dans leur établissement. Ce recensement consiste à répertorier l’ensemble des substances et mélanges dangereux en précisant leur classification au titre du règlement CLP, leur état physique et la quantité maximale susceptible d’être présente.

 Il doit être établi au 31 décembre de l’année concernée, puis saisi en ligne avant le 15 février suivant à partir de l’adresse suivante : https://seveso3.din.developpement-durable.gouv.fr/. A titre exceptionnel, le premier recensement sur la base de la classification CLP des substances et mélanges à effectuer au 31 décembre 2015 peut être renseigné jusqu’au 1er avril 2016 inclus.

 

Téléprocédures concernant les déchets

Notification des transferts transfrontaliers de déchets (GISTRID)

Depuis fin 2015, l’instruction des dossiers de transferts transfrontaliers de déchets a été transférée des DREAL vers un pôle national des transferts transfrontaliers de déchets, situé à Metz. Parallèlement à ce transfert, un nouveau téléservice dénommé GISTRID (Gestion par Internet du Suivi des Transferts Internationaux de Déchets) a été mis en place.

 Accessible à l’adresse https://gistrid.din.developpement-durable.gouv.fr, ce téléservice permet d’effectuer en ligne les démarches suivantes :

  • Dépôt des dossiers de notification de transfert
  • Consultation du stade d’instruction des dossiers de notification déposés
  • Gestion des documents de mouvement, après obtention des consentements au transfert par les autorités compétentes des États concernés

Pour rappel, sont soumis à la procédure de notification et de consentement écrits préalables désormais traitée dans le cadre de GISTRID, les transferts de tous déchets en vue de leur élimination et de déchets dangereux en vue de leur valorisation.

 

Contribution sur les papiers

Toute entreprise ayant émis en externe au moins 5 tonnes cumulées de papiers imprimés[1] sur une année civile, est tenue d’effectuer une déclaration et de verser une contribution à l’organisme Ecofolio. Il en est de même pour toute entreprise ayant mis sur le marché au moins 5 tonnes de papiers vierges à copier.  La procédure est la suivante :

  • Avant le 1er mars, l’entreprise déclare le tonnage de papiers émis durant l’année 2015 sur le site Ecofolio
  • Avant le 31 mars, Ecofolio notifie à l’entreprise le montant de la contribution dont elle est redevable
  • Avant le 30 avril, l’entreprise s’acquitte de la contribution auprès d’Ecofolio

 

Filières de responsabilité élargie du producteur (SYDEREP)

Les fabricants, importateurs et revendeurs sous leur propre marque de certains produits sont tenus de contribuer financièrement à la collecte et au traitement des déchets issus de leurs produits. C’est le principe de la « responsabilité élargie du producteur » (REP). Pour démontrer l’accomplissement de leurs obligations, les producteurs concernés doivent déclarer chaque année, d’une part, les quantités de produits mises sur le marché, d’autre part, les quantités correspondantes de déchets collectés et traités à leurs frais.

 Le site Internet SYDEREP (Système déclaratif des filières REP) permet d’effectuer les déclarations annuelles obligatoires des filières suivantes :

  • équipements électriques et électroniques
  • piles et accumulateurs
  • pneumatiques
  • véhicules hors d’usage

Dans la pratique, la majorité des producteurs concernés délèguent leurs obligations à un éco-organisme agréé, qui se charge donc d’effectuer les déclarations sur SYDEREP.

Nota : Les quantités de gaz à effet de serre (GES) fluorés, incluant les fluides frigorigènes, mises sur le marché, cédées, chargées dans des équipements et traitées sont également déclarées annuellement dans SYDEREP.

 

Téléprocédures HSE concernant la fiscalité environnementale

Taxe générale sur les activités polluantes (Prodouane)

A compter de la déclaration 2016 (concernant les données 2015), les entreprises redevables d’un montant de TGAP supérieur à 100 000 € sont tenues de télédéclarer et télérégler la taxe à partir du portail Prodouane : https://pro.douane.gouv.fr/

 Lorsque le montant de TGAP due reste inférieur à 100 000 €, la téléprocédure reste optionnelle en 2016, mais sera rendue obligatoire à l’ensemble des entreprises redevables dès 2017. Pour les entreprises ayant recours à la télédéclaration et au télérèglement, un délai d’un mois supplémentaire est accordé pour effectuer la déclaration et verser le premier acompte. Ces formalités peuvent ainsi être accomplies jusqu’au 31 mai, au lieu du 30 avril pour la procédure d’envoi par courrier au bureau des douanes Nice TGAP.

 N.B : La TGAP liée à l’exploitation d’ICPE soumises à Autorisation est recouvrée directement par les services d’inspection des ICPE. Elle ne nécessite pas de déclaration annuelle et n’est donc pas concernée par ces dispositions.

 

Redevances des agences de l’eau

Les redevances des agences de l’eau peuvent désormais être télédéclarées via un portail dédié, accessible à l’adresse suivante : https://teleservices.lesagencesdeleau.fr/. Ce téléservice permet de déclarer toutes les redevances, en particulier les redevances pour prélèvement sur la ressource en eau et pour pollution de l’eau d’origine non domestique.

 Au même titre que la déclaration au format papier, la télédéclaration doit être effectuée avant le 1er avril suivant l’année civile au titre de laquelle les redevances sont dues.

 

Téléprocédures HSE liées aux obligations de reporting environnemental

Bilans d’émission de gaz à effet de serre

Les prochains bilans d’émission de gaz à effet de serre (GES) des entreprises de plus de 500 salariés devront être publiés via une plate-forme informatique hébergée par l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME) à l’adresse suivante : http://www.bilans-ges.ademe.fr/

Pour mémoire, les premiers bilans d’émission de GES établis au 31 décembre 2012 et au 31 décembre 2015, devaient être transmis par courriel au préfet de région du siège social et mis en ligne pendant au moins 1 mois sur le site Internet de l’entreprise, ou à défaut sur le site Internet de la préfecture de région.

 

Audits énergétiques réglementaires

Une plate-forme informatique nationale devrait être mise en service au printemps 2016 pour le dépôt des rapports d’audits énergétiques réglementaires auxquels sont assujetties les entreprises dont l’effectif excède 250 personnes OU dont le chiffre d’affaires annuel excède 50 millions € ET le total de bilan excède 43 millions €.

Rappel : Le ministère de l’Écologie a décidé d’accorder un délai supplémentaire de 7 mois pour la réalisation des premiers audits énergétiques. Les entreprises concernées ont jusqu’au 30 juin 2016 pour justifier de la réalisation de leur audit ou de la certification ISO 50001 de leur système de management de l’énergie, à condition toutefois d’avoir engagé la démarche au 5 décembre 2015.

 

Téléprocédures santé et sécurité au travail

Déclaration de mise en service des équipements sous pression (LUNE)

Depuis le 1er avril 2015, la déclaration de mise en service des équipements sous pression soumis à cette obligation (Ex. : Autoclaves, chaudières vapeur… répondant à certaines caractéristiques de pression et de volume) doit obligatoirement s’effectuer via le téléservice LUNE accessible à l’adresse suivante : https://lune.application.developpement-durable.gouv.fr

Dès la télédéclaration effectuée, l’outil LUNE permet de télécharger la preuve de dépôt et le contenu de la déclaration. Ces documents sont à conserver dans le dossier technique de l’équipement sous pression concerné.

 

Déclaration des accidents du travail et de trajet (Net-entreprises)

Créé en 2000 à l’initiative de l’ensemble des organismes de protection sociale, le site http://www.net-entreprises.fr permet aux entreprises d’effectuer la majorité des déclarations sociales obligatoires.  Il permet notamment de déclarer les accidents du travail et de trajet, via la saisie des téléprocédures HSE en ligne, ou via le dépôt d’un fichier généré par un logiciel de paie ou de gestion.

Le délai de déclaration reste le même qu’au format papier, à savoir que l’employeur doit déclarer l’accident au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance.

 

Expositions aux facteurs de pénibilité (Net-entreprises)

La Déclaration sociale nominative (DSN) servant de support aux déclarations d’exposition des salariés aux facteurs de pénibilité s’effectue également sur le site http://www.net-entreprises.fr

En conclusion, on s’aperçoit que la majorité des téléservices présentés ci-dessus ont été lancés depuis début 2015, ce qui tend à confirmer une accélération du phénomène. Si l’objectif initial est bien de faciliter les démarches et les échanges entre les entreprises et l’administration, l’accomplissement de toutes ces formalités de téléprocédures HSE, même de manière dématérialisée, reste très consommateur de temps et d’énergie pour les services HSE notamment. De plus, la prise en main d’un nouveau téléservice peut nécessiter un temps d’apprentissage et des mesures d’adaptation plus ou moins importantes dans chaque entreprise (Ex.: modification de procédures, de logiciels internes, de fichiers informatiques…). Pour pouvoir remplir l’ensemble de ses obligations déclaratives par téléprocédures HSE en temps et en heure, une entreprise doit donc toujours suivre rigoureusement ses échéances réglementaires et anticiper.

 

[1] Ex. : Catalogues, Brochures commerciales, Rapports d’activité… A compter de 2017, les affiches, notices d’instructions et modes d’emplois seront également concernés.